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Zum Template dieses Beitrags →Automatisierte Rechnungsverarbeitung für B2B-Vertrieb
Eingehende Rechnungen manuell zu prüfen, zu buchen und weiterzuleiten ist einer der häufigsten Zeitfresser in B2B-Unternehmen. Die Automatisierung dieses Prozesses ist technisch ausgereift und lässt sich in den meisten Unternehmen ohne große IT-Infrastruktur einrichten. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt den Weg.
Schritt 1: Eingangskanal für Rechnungen definieren
Lege einen dedizierten E-Mail-Eingang für Rechnungen fest (z.B. rechnungen@deinefirma.de). Alle Lieferanten erhalten diese Adresse. Damit ist die erste Voraussetzung für automatisierte Verarbeitung geschaffen: ein strukturierter Eingang, der sich maschinell überwachen lässt.
Schritt 2: Dokumentenextraktion einrichten
Ein n8n-Workflow überwacht das Postfach. Sobald eine neue E-Mail mit PDF-Anhang eingeht, wird das PDF an einen OCR-Dienst oder ein Sprachmodell übergeben. Dieses extrahiert die relevanten Felder: Rechnungsnummer, Datum, Absender, Nettobetrag, Steuersatz, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum. Wichtig: Die Extraktion ist nicht unfehlbar. Bei Rechnungen mit unstrukturierten PDFs oder handgeschriebenen Elementen sinkt die Treffsicherheit. Für diese Fälle: manuelles Prüf-Tab.
Schritt 3: Validierung und Plausibilitätsprüfung
Vor der Weiterleitung prüft der Workflow automatisch:
- Ist der Lieferant in der Lieferantenliste vorhanden?
- Stimmt der Betrag mit offenen Bestellungen überein (wenn ERP verbunden)?
- Liegt das Fälligkeitsdatum innerhalb der nächsten 30 Tage?
Scheitert eine Prüfung, landet die Rechnung im Ausnahme-Tab mit Markierung des Grundes. Ein Mensch entscheidet, kein Automatismus.
Schritt 4: Weiterleitung und Buchungsvorbereitung
Validierte Rechnungen werden automatisch ins ERP oder Buchhaltungssystem exportiert (CSV, API-Integration oder E-Mail-Weiterleitung). Gleichzeitig: Benachrichtigung an die zuständige Person im Team. Optional: Fristenkalender-Eintrag für das Fälligkeitsdatum.
Schritt 5: Archivierung und Audit-Spur
Jede verarbeitete Rechnung wird mit Zeitstempel, extrahierten Feldern und Verarbeitungsstatus in einer Google-Tabelle oder Datenbank archiviert. Das ermöglicht Nachvollziehbarkeit — wichtig für Betriebsprüfungen und interne Audits.
Was dieser Workflow nicht leistet
Grenzen der Automatisierung: Rechnungen mit fehlerhaften PDFs, gescannten Papierdokumenten oder nicht-standardisierten Layouts erfordern manuellen Eingriff. Die Automatisierung reduziert den Aufwand — sie ersetzt den Menschen nicht vollständig. Eine menschliche Freigabe vor Überweisung ist für kritische Rechnungen sinnvoll.
Wie vis2lead das umsetzt
vis2lead liefert den n8n-Workflow für alle fünf Schritte — inklusive OCR-Anbindung und Ausnahme-Tab-Logik. Einrichtungszeit: ein bis zwei Tage. Das kostenlose Template über das Formular unten enthält den Kern-Workflow ohne ERP-Integration. Kontakt aufnehmen für individuelle ERP-Anbindungen.
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